Guia de Governança

Guia de Governança da Open Knowledge Brasil

 

1. O que é e quais são os objetivos deste Guia de Governança

Governança é o sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo o relacionamento entre seus conselhos, a equipe executiva, órgãos de controle e demais atores vinculados à organização. As definições e práticas de governança convertem princípios em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar a reputação da organização e de otimizar seu valor social, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para sualongevidade.

Neste sentido, o Guia de Governança da Open Knowledge Brasil tem como objetivos:

  • Definir e tornar clara sua forma de atuação, estrutura e funcionamento interno;
  • Orientar a gestão e as relações entres os diferentes atores envolvidos na organização;
  • Auxiliar no desenvolvimento organizacional.

Entende-se que esta primeira versão do Guia de Governança é fruto de um esforço da Open Knowledge Brasil de fortalecer-se como instituição a fim de permitir o seu desenvolvimento enquanto organização, sendo mais efetiva na realização de sua Visão e Missão.

 

2. A Open Knowledge Brasil

Histórico

A Open Knowledge Brasil surgiu a partir da ideia de difundir a cultura do conhecimento livre e de dados abertos no país. Alguns membros da Transparência Hacker já vinham colaborando com aOpen Knowledge Foundation (OKFn) por meio de traduções para o português da definição de conhecimento aberto/livre e de outros materiais relativos a dados abertos, sempre em sintonia com a visão da OKFn.

A colaboração, que até então tinha sido apenas online, se estendeu para eventos como a Consegi e a Open Knowledge Conference, evento no qual surgiu a proposta da criação do capítulo brasileiro da OK, conforme relata Everton Zanella Alvarenga no post inaugural do blog da Open Knowledge Foundation Brasil.

Em 2011, Everton começou a mapear, no Brasil, importantes atores nas principais áreas de atuação da Open Knowledge: governo (hackativismo e dados abertos), educação (recursos educacionais abertos), ciência (acesso aberto ao conhecimento científico e dados científicos) e cultura (reforma da lei de direitos autorais, GLAM, editatonas da Wikipédia, etc.). São eles:

  • Dados Abertos: Vagner Diniz (W3C Brasil) e Gisele Craveiro (GPOPAI USP)
  • Hackativismo: Daniela Silva, Pedro Markun e Liane Lira (Transparência Hackers), Thiago Rondon (Open Data Brasil), Haydee e Diego Rabatone (PoliGNU)
  • Jornalismo de Dados: Amanda Rossi, Natália Mazotte (Knight Center) e César Viana (UFG)
  • Academia: Heloisa Pait (Unesp), Jorge Machado (GPOPAI USP), Rafael Pezzi (UFRGS) e Greg Michener (FGV Rio)
  • Ciência Aberta: Alexandre Abdo (USP) e Sueli Ferreira (USP)
  • Recursos Educacionais Abertos: Carolina Rossini (REA Brasil), Tel Amiel (Unicamp)  e Wikimedia Brasil
  • Liberdade de Expressão e Acesso à Informação: Arthur Massuda e Paula Martins (Artigo 19)
  • Governo: Augusto Herrmann, Nitai Silva e Christian Moryah (Ministério do Planejamento), Police Neto (presidente da CMSP) e Eduardo Miashyro (Líder técnico da CMSP), Odilon Guedes (CORECON SP)

Durante o ano de 2012, a Esfera (empresa liderada por Daniela Silva e Pedro Markun, da Transparência Hacker) juntou esforços ao trabalho iniciado em 2011 e começou a engajar uma comunidade e a tentar criar uma dinâmica de encontros e participação para a OKBr. Isso resultou na página de participação da OKBr, que foi sofrendo alterações ao longo do tempo.

No final do ano, observando o crescimento a partir desse trabalho no Brasil, a Open Knowledge Internacional – OKI (à época, Foundation – OKF) – sinalizou que gostaria de investir para alguém criar uma organização da sociedade civil que a representasse no país.

Em meados de 2013, Everton iniciou a formação da organização atual, com o apoio de muitos dos membros ativos na lista de e-mails da Open Knowledge Brasil. Há outras pessoas que também foram fundamentais para que a organização legal, representante da OKI, passasse a existir no dia 4 de setembro de 2013 (reconhecida em cartório em 3 de outubro do mesmo ano, o início de suas transações financeiras em novembro): os membros do Conselho Deliberativo —  Ariel Kogan, Célio Filho, Fernando Nascimento e Gisele Craveiro — e todos os atores mapeados no ano de 2011.

Em 2014, o capítulo brasileiro da Open Knowledge experimentou um crescimento vertiginoso, com um núcleo de operações ainda em formação para a demanda que foi puxada pelo núcleo central da organização. Em relação à governança da instituição, alguns papéis dos seus membros e suas responsabilidades não estavam bem definidas, o que levou a OKBr em busca de apoio para melhorar a situação.

Governança

Já em julho de 2013, na Open Knowledge Festival em Berlim (33 brasileiros!), iniciou-se um diálogo com a Open Society Foundations para que a OKBr melhorasse sua governança e para regularizar todos os pontos que ainda não estavam muito bem formalizados, por meio do trabalho de uma consultoria recomendada por um de nossos conselheiros consultivos, Vagner Diniz, da W3C Brasil.

É possível conferir um relatório a partir entrevistas feitas com colaboradores bastante ativos selecionados por Everton e outro após um encontro de dois dias no final de fevereiro.

O presente guia é resultado dos esforços coletivos de vários membros da OKBr, desenvolvidos ao longo de mais de dez reuniões presenciais e diversas alterações em um documento colaborativo. Boa leitura!

3. Missão e Visão

Visão: Queremos um mundo onde o conhecimento livre esteja presente em todo nosso cotidiano, tanto online como off-line. Promovemos o conhecimento livre por acreditar em sua capacidade de gerar grandes benefícios e transformações sociais.

Missão: A Open Knowledge Brasil é uma organização nacional apartidária, sem fins lucrativos, que utiliza e desenvolve ferramentas cívicas, faz análises de políticas públicas, trabalha com jornalismo de dados e promove o conhecimento livre para tornar a relação entre entre governo e sociedade mais transparente e para que haja uma participação política mais efetiva e aberta.

Conhecimento livre: Conhecimento ‘livre’ é qualquer bem – seja conteúdo, dados ou informação em geral – que qualquer um tem condições para usar, reutilizar e redistribuir sem restrição. Promovemos a criação, disseminação e uso de conhecimento livre em todas suas formas, dos genes aos geodados, de sonetos a estatísticas. Para mais detalhes, veja http://opendefinition.org/od/1.1/pt/.

Participação política mais efetiva: as ações dos indivíduos são fortalecidas na relação politica com todos atores sociais a partir do acesso à informação e uso de ferramentas cívicas.

4. Valores

  • Respeito e Tolerância

Respeito e tolerância são precondições para todo nosso trabalho e são fundamentais para trabalharmos como uma comunidade colaborativa.

Respeite os outros e as suas aptidões e capacidades. Reconheça as diferenças como uma força criativa: quando discutidas abertamente e sem agressão, elas nos permitem encontrar os melhores caminhos a seguir.

  • Colaboração, não controle

Para atingir nossa visão nós não podemos trabalhar sozinhos. A colaboração, tanto entre nossas equipes, na rede ou fora dela, é fundamental para o modo como operamos.

Os grupos locais irmãos estaduais e municipais ou outros grupos e coletivos da rede podem buscar o conhecimento livre da maneira que acharem melhor, sem controle exercido por nossa organização (exceto que compartilhamos uma visão e requeremos que eles adiram a esses valores).

  • Transparência

Tornarmos visíveis as atividades e processos da OKBr de forma clara – transparência ativa. Uma comunicação aberta, para que todas as pessoas obtenham as informações que desejarem. Todos os indivíduos devem ser honestos consigo mesmos e estarem alinhados com a Visão e Missão da OKBr nas ações que tomam, possibilitando aprendermos com os nossos erros e acertos.

  • Pragmatismo

Nós tentamos ser pragmáticos em nosso trabalho. Nem todo mundo acredita igualmente em todas as partes da nossa Visão. Mas a nossa rede é um espaço para todos os participantes,independentemente de suas motivações. Nós somos entusiasmados, colaborativos e inclusivos. Nós somos engajados, não complacentes. Não somos apenas pensadores, mas fazedores. Fazendo as coisas acontecerem, construindo, pesquisando, treinando e aprendendo, escrevendo e analisando.

 

5. Formas de atuação da Open Knowledge Brasil

Em “Formas de Atuação da Open Knowledge Brasil” estão apresentadas as práticas da OKBr para realizar a sua Missão.

5.1. Desenvolve projetos, programas e apoia grupos de trabalho

    • Gestão de Projetos:
      • gere seus próprios projetos, e também apoia e auxilia na gestão deprojetos de quem participa de nossa rede (grupos ou indivíduos que estejam alinhados à Missão e Visão da OKBR). Seleção, planejamento, captação de recursos, execução, acompanhamento e relatório final de avaliação.
          • Programas e Grupos de trabalho
            • fomenta e apoia um grupo de indivíduos em torno de temas de estudos específicos ou programas temáticos de maior duração, alinhados com nossa missão e visão.

5.2. Oferece estrutura

    • Infraestrutura:
      • marca Open Knowledge;
      • infraestrutura legal – CNPJ, apoio jurídico;
      • infraestrutura tecnológica;
      • capta e auxilia na captação de recursos;
      • realiza ou apoia a realização de eventos relacionados à sua missão;
      • providencia serviços administrativos: banco, contabilidade, financeiro;
      • recebe apoio da Open Knowledge Internacional em projetos, rede de contatos, recomendação, troca de experiências.
    • Comunicação:
      • ajuda na divulgação e visibilidade dos projetos e ações vinculadas à OKBr ou à Open Knowledge Internacional (OKI);
    • Rede de Contatos:
      • estimula e promove uma rede de ativistas, coletivos, organizações, prestadores de serviços, pensadores, jornalistas, especialistas, interessados na nossa Missão e Visão. Somos baseados numa comunidade global.

5.3. Advoga pelo Conhecimento Livre

    • Influencia em processos legislativos (criação, alteração, revogação e veto de leis)
    • Assina cartas públicas
    • Mobiliza encontros
    • Promove e realiza seminários e cursos
    • Produz material didático
    • Atua em mídias sociais
    • Participa de fóruns de discussão
    • Participa de consultas e audiências públicas

5.4. Presta serviços

Serviços relacionados às áreas de especialização da Open Knowledge Brasil: dados abertos, conhecimento livre e jornalismo de dados.

    • Consultoria em pesquisas, diagnósticos e planos de ação que promovam transparência e participação política.
    • Desenvolvimento de software e aplicativos que permitem análise, visualização e difusão de dados, que estimulem a participação política e transparência.
    • Prestação de serviços de manutenção, customização, hosting de soluções livres.
    • Ações que estimulem a mudança de mentalidade para que o conhecimento seja livre, para que haja uma maior participação política e para que os dados sejam abertos.
    • Realização de cursos, capacitações, palestras e sensibilização sobre os temas de especialidade da OKBr.
    • Atuar como representante brasileiro de serviços prestados pela OKI.

6. Estrutura da OKBr

organogramaokbr

Obs: As áreas funcionais podem ser criadas e extintas pelo Conselho Deliberativo em função da necessidades da organização. Quando não explícitas, cabe ao Diretor Executivo acumular as funções.

Fundamenta-se na ideia de uma estrutura dinâmica. As áreas colocadas na estrutura são exemplos, pois neste ano (2015) apenas o financeiro, a comunicação e o líder técnico existem como figuras separadas do Diretor Executivo.

 

7. Papéis e responsabilidades

Em “Papéis e Responsabilidades” estão descritos os principais atores da organização, bem como suas responsabilidades, sempre respeitando o estatuto da OKBr: http://br.okfn.org/estatuto.

7.1. Conselho Deliberativo

      • É o órgão responsável legal pela organização em conjunto com o Diretor Executivo,
      • Representa formalmente a organização;
      • Se ocupa da estratégia da organização, aprovando e sugerindo ações, como o planejamento estratégico e orçamento, processos e estrutura;
      • Reúne-se com periodicidade amplamente divulgada, em reuniões abertas a todos;
      • Elege o presidente do Conselho Deliberativo;
      • Contrata e demite o Diretor Executivo, incluindo a definição de sua remuneração;
      • Avalia o desempenho do Diretor Executivo anualmente, sugerido pontos de atenção e melhorias;
      • Tem poder de veto na contratação e de demissão dos coordenadores de projeto;
      • Acompanha a tomada de decisão do Diretor Executivo conforme planejamento estratégico e processos da organização;
      • Faz a curadoria de grandes projetos e/ou com peso estratégico para a OKBr;
      • Aprova e sugere parcerias (pessoas física e jurídicas);
      • Aprova e sugere financiadores;
      • Aprova novos associados (efetivos, colaboradores e honorários);
      • Os membros do conselho deliberativo não poderão gerir nenhum projeto e nem serem remunerados por qualquer atividade executada na OKBr.
      • Os membros do conselho deliberativo poderão ser zeladores de projetos de maneira voluntária.

7.2. Conselho Fiscal

    • É responsável pela fiscalização da Diretoria Executiva;
    • Acompanha as contas da organização: consultando os responsáveis pelas operações financeiras quando necessário, contabilidade e patrimônio;
    • Garante aderência à legislação fiscal;
    • Auxilia a organização a aumentar a transparência de seu processo de prestação de contas (financiadores, legislação brasileira e comunidade);
    • Emite pareceres sobre as contas e balanços financeiros e patrimoniais da organização;
    • Os membros do conselho fiscal não poderão gerir nenhum projeto e nem serem remunerados por qualquer atividade executada na OKBr.
    • Os membros do conselho fiscal poderão ser zeladores de projetos de maneira voluntária.

 

7.3. Conselho Consultivo

    • Aconselha o Diretor Executivo, o Conselho Deliberativo e Conselho Fiscal nas suas responsabilidades específicas;
    • Representa a organização em eventos de interesse da OKBr e que não conflitem com interesses de sua função fora da organização.

7.4. Diretor Executivo

    • Garante o funcionamento dos processos da organização;
    • Propõe mudanças dos processos da organização para aprovação do Conselho Deliberativo;
    • Gerencia a contabilidade, jurídico e administrativo da OKBr;
    • Faz relações institucionais com parceiros, financiadores, prestadores de serviço e todos os interessados na Visão e Missão da OKBr;
    • Aprova orçamentos de projetos e programas, sob tutela dos Conselhos da OKBr, quando necessário;
    • Garante o cumprimento das responsabilidades dos coordenadores de projeto: planejamento, execução, acompanhamento e relatórios (internos e externos);
    • Revê, aprova e revoga contratos, parcerias e prestadores de serviços;
    • Estimula o desenvolvimento de propostas de projetos e planejamento;
    • Organiza e apresenta relatórios de gestão;
    • Presta contas referentes a cada exercício fiscal da organização;
    • Preza pelo cumprimento das obrigações legais previstas no estatuto;
    • Promove captação de recursos para as operações da organização;
    • Faz a gestão de pagamentos dos associados;
    • Representa a organização nas relações institucionais.

7.5. Associados

7.5.1. Associados Efetivos

  • Tornam-se efetivos os associados quando indicados por dois associados já efetivos e são aprovados por unanimidade pelo Conselho Deliberativo, em caso de reprovação, deve ser justificado para todos associados efetivos;
  • São responsáveis por estarem em dia com a sua contribuição anual;
  • O Conselho Deliberativo poderá declarar anistia à anuidade, mediante solicitação fundamentada de contribuição financeira;
  • Votam nas assembleias – a partir do 6º mês de associação desde que estejam em dia com a sua contribuição anual;
  • Votam em consultas realizadas pela OKBr através da ferramenta online usada pela organização;
  • Possuem e-mail da OKBr, participação em espaços internos da OKBr, conforme definido na seção 8.6 deste guia.

7.5.2. Associados colaboradores

  • Tornam-se colaboradores os associados quando indicados por dois associados, efetivos ou colaboradores, e aprovados por unanimidade pelo Conselho Deliberativo;
  • Não possuem responsabilidade de contribuir com a  anuidade;
  • Possuem e-mail da OKBr e participam em espaços internos da OKBr;
  • Votam em consultas realizadas pela OKBr através da ferramenta online usada pela organização;
  • Possuem e-mail da OKBr, participação em espaços internos da OKBr, conforme definido na seção 8.6 deste guia.
  • Não têm direito à voto nas assembleias.

7.5.3. Associados honorários

  • Pessoas físicas ou jurídicas que têm destacada atuação em áreas relacionadas com os objetivos da OKBr e sejam indicadas por dois Associados Efetivos como merecedores do reconhecimento e distinção;
  • Tornam-se associados honorários quando indicados por dois associados, efetivos, e aprovados por unanimidade pelo Conselho Deliberativo;
  • Não têm direito à voto.

7.6. Coordenadores de projetos, programas e grupos de trabalho

  • Gerenciar o projeto, cumprindo todos os objetivos e entregáveis previstos;
  • Elaborar e implementar uma estratégia de comunicação para o projeto;
  • Elaborar e implementar métricas de monitoramento e impacto para o projeto;
  • Cultivar relações com organizações parceiras e especialistas, visando a estabelecer vínculos para futuras parcerias estratégicas;
  • Elaborar e implementar um plano de trabalho para sua equipe;
  • Preparar e atualizar orçamentos e revisões do projeto, consultando as partes apropriadas, e assegurar o envio de relatórios de atividades ao financiador;
  • Representar os interesses da Open Knowledge Brasil junto a parceiros e financiadores.

 

7.7. Financeiro e contabilidade

  • Fazer pagamentos e recebimentos segundo processo da organização;
  • Organização de documentação fiscal (recibos, notas fiscais, contratos entre outros);
  • Organização de documentos para contabilidade;
  • Gestão financeira (OKBR e projetos);
  • Controle de fluxo de caixa (OKBR e projetos);
  • Controle de compras (online – passagens, materiais e etc.);
  • Fechamento de câmbio;
  • Controle de reembolso de despesas.

 

7.8. Coordenador de comunidade

  • Está vinculado a área de comunicação e relacionamento da OKBr;
  • Garantir o funcionamento de canais para o recebimento de novos associados;
  • Promover vínculos positivos na comunidade – promover um ambiente acolhedor;
  • Estimular a participação da comunidade nos espaços/eventos existentes;
  • Criar uma estratégia anual, com revisão semestral, para o envolvimento de mais pessoas na organização e suas atividades;
  • Sistematizar demandas da pessoas participando nos espaços da organização;
  • Promover e estimular a comunidade para a realização de eventos em todo Brasil;
  • Auxiliar na formulação de estratégias para a modularização (ampliação/descentralização) dos canais/comunidade OKBr e otimizar e organizar canais existentes.

7.9. Líder técnico de TI

  • Auxiliar na definição do planejamento tecnológico utilizado nos projetos da OKBr;
  • Responsável por orientar na melhor utilização tecnológica da OKBr;
  • Revisar e aprovar utilização tecnológica em todos projetos da OKBr;
  • Sugerir melhorias e garantir eficiência tecnológica na organização;
  • Gerir a infraestrutura tecnológica da organização.

 

7.10. Líder de serviços

  • Auxilia na definição do planejamento da prestação de serviços prestados pela OKBr;
  • Responsável por orientar os acordos comerciais da OKBr;
  • Revisar e aprovar acordos comerciais da OKBr;
  • Definir modelo de negócios junto ao DE;
  • Gerir time de prestações de serviços.

7.11. Captador de recursos

  • Responsável pelo planejamento e execução de ações para captação de recursos;
  • Responsável pela captação de recursos para sustentação da organização (financiamento para o núcleo e programas institucionais) previsto no planejamento estratégico;
  • Auxiliar no planejamento e ações de captação de recursos para projetos juntamente com o coordenador de projetos e programas.

7.12. Pesquisadores colaboradores

  • Colaboradores especialistas que estejam vinculados às temáticas centrais da OKBr;
  • Responsável pela revisão, sugestão e orientação em projetos da OKBr;
  • Estabelecer sinergia e colaboração entre OKBr e os atores universitários.
  • Não possuem vínculo empregatício com a OKBr e não representam a organização.

 

8. Espaços de Funcionamento da OKBR

8.1. Assembleia Geral Ordinária:

    • Eleger os membros do Conselho Deliberativo, da Diretoria Executiva e do Conselho Fiscal;
    • Destituir os membros do Conselho Deliberativo, da Diretoria e do Conselho Fiscal;
    • Aprovar as contas anuais da OKBr, mediante parecer do Conselho Fiscal e, caso necessário, com auxílio de auditoria externa;
    • Deliberar sobre a conveniência da Instituição, a periodicidade e o valor de contribuições dos membros;
    • Promover alterações no presente estatuto;
    • Deliberar sobre quaisquer outras matérias de interesse da OKBr ou que lhe tenham sido submetidas pelo Conselho Deliberativo, Diretoria Executiva e Conselho Fiscal;
    • Responsável pela extinção da OKBr, conforme regras previstas no Estatuto;
    • Reunir-se-á preferencialmente no primeiro semestre de cada ano;
    • A cada 3 (três) anos, elege os membros do Conselho Deliberativo, da Diretoria Executiva e do Conselho Fiscal;
    • A convocação será realizada mediante divulgação no sítio web da Associação, na lista de discussão pública da OKBr e envio de correio eletrônico (e-mail), com aviso de recebimento, a todos os Associados, com antecedência mínima de 10 (dez) dias, especificando a data, hora, local e a Ordem do Dia.
    • Os Associados poderão acompanhar as Assembléias Gerais de maneira remota via Internet e poderão se fazer representar por procuração simples dada a outro Associado, apresentada ao Presidente do Conselho Deliberativo ou, conforme o caso, ao presidente da Assembléia, antes do início das deliberações.
    • Serão lavradas atas de cada Assembléia Geral que serão devidamente registradas em cartório competente e no site da OKBr.

 

8.2. Assembleia Extraordinária:

    • A Assembléia Geral reunir-se-á, extraordinariamente, a qualquer tempo, por motivos  de relevância e/ou urgência, podendo ser convocada por qualquer dos Diretores ou Conselheiros Deliberativos ou a pedido, por escrito, conforme prevê o estatuto da OKBr;
    • A convocação será realizada mediante divulgação no sítio web da Associação, na lista de discussão pública da OKBr e envio de correio eletrônico (e-mail), com aviso de recebimento, a todos os Associados, com antecedência mínima de 10 (dez) dias, especificando a data, hora, local e a Ordem do Dia.

 

8.3. Reunião do Conselho Deliberativo

    • Ocorrem trimestralmente, com datas definidas no planejamento estratégico;
    • Reuniões abertas a todos os interessados;
    • Estas reuniões precisam ser registradas em forma de ata e divulgadas na lista pública;
    • Espaço em que as decisões do Conselho Deliberativo ocorrem;
    • Formulação de consultas aos associados: quando houver questões dúbias, os associados serão consultados para apreciação ou votação, se necessário;
    • Formulação de orientações para a gestão da OKBr;
    • Acompanhamento da gestão executiva, juntamente com Diretor Executivo.

8.4. Reunião de acompanhamento de projeto – Diretor Executivo

    • Reuniões regulares entre Diretor Executivo, Coordenador de Projeto, mensais e/ou conforme necessidade, para acompanhar o planejamento, andamento da execução e avaliação do projeto.

8.5. Reunião da comunidade

    • Encontros para promover e estimular atividades que estejam alinhadas com a Visão e Missão da OKBr;
    • São espaços não necessariamente periódicos que surgem espontaneamente;
    • Toda reunião deverá ter um responsável para ser interlocutor com a OKBr;
    • Toda reunião deverá ser seguida de publicação dos registros (objetivos, relatos, principais discussões e encaminhamentos, se houver).
    • Precisa ser um associado colaborador ou efetivo. Em caso do prazo do evento ser menor de 1 mês, ficar sob tutela do Diretor Executivo.

 

8.6. Outros Espaços

    • Ferramentas online de consulta, discussão e votação.
    • São definidos por: lista de e-mails, mídias sociais, site, fóruns de discussão etc. conforme previsto em http://br.okfn.org/sobre/comunicacao/ com objetivo de dinamizar a comunicação da OKBr.

9. Processos decisórios

9.1. Projetos – critérios de aceitação e relevância do projeto para a organização.

  • Qualquer pessoa poderá apresentar projeto à OKBr;
  • Elaboração e apresentação de projeto conforme modelo da OKBr;
    • Título;
    • Objetivos e Indicadores de avaliação;
    • Descrição sucinta sobre o projeto;
    • Equipe executora do projeto (descrição de necessidades);
    • Fonte de financiamento;
    • Planejamento Orçamentário;
    • Cronograma: duração e previsão de início de execução.
  • Publicação e encaminhamento para avaliação – avaliação realizada com acesso público, técnicos e Diretor Executivo.
  • Sugestão de melhorias para o projeto e revisão;
  • Reapresentação da versão final do projeto;
  • Em situações conflituosas, não consensuais, projeto será encaminhado para aprovação pelo Conselho Deliberativo.
  • Em caso de dúvidas, o Conselho Deliberativo levará para uma consulta aos associados efetivos. Caso não haja consenso em tempo hábil sobre a execução do projeto, este será votado e vencerá através de maioria simples.
  • Projetos apoiados pela OKBr devem conter referencia visível ao logo da organização.

9.2. Contratações

9.2.1. Coordenador de projeto

  • Publicação das exigências especificas da vaga – requisitos, entregas e responsabilidades. Estas exigências devem estar descritas no projeto;
  • Publicação e divulgação da vaga;
  • Recebimento de currículos e filtragem com base nas necessidades da vaga;
  • Entrevista, prova, apresentação de documentos;
  • Diretor executivo decide sobre contratação e informa o Conselho Deliberativo;
  • Diretor executivo poderá criar um comitê para avaliar a contratação do coordenador de projeto, como no caso de projetos vinculados a programas, cujo comitê contará com participação do coordenador do programa, Diretor Executivo e outros;
  • No caso de quem apresentar o projeto atender as responsabilidade de um coordenador de projetos, terá prioridade na execução desse papel;
  • Assinatura de contrato.

9.2.2. Funções administrativas delegáveis ao Diretor Executivo (coordenação de projeto, captação de recursos e líder técnico), contrata com base no Orçamento aprovado.

9.3. Planejamento Estratégico

  • Encontro aberto – apresentação de resultados anuais e colheita de percepções estratégicas para o novo ciclo;
  • Definição do Grupo de Trabalho que auxiliará no planejamento estratégico;
  • Elaboração de Direcionadores Estratégicos pelo grupo de trabalho;
  • Publicação do Planejamento Estratégico para colheita de percepções;
  • Revisão com base nas percepções;
  • Apresentação e divulgação da versão final do Planejamento Estratégico.

9.4. Elaboração do Orçamento

  • Com base no Planejamento Estratégico, Diretor Executivo elabora documento relacionando às principais rubricas de entradas e saídas (cronograma financeiro);
  • Diretor Executivo  apresenta o Orçamento para Conselhos Deliberativo e Fiscal;
  • Conselho Fiscal (em conformidade com a legislação vigente no Brasil) e Conselho Deliberativo (alinhamento com a estratégia) dão parecer sobre o orçamento;
  • Revisão do orçamento pelo Diretor Executivo com base no parecer;
  • Aprovação do Orçamento pelo Conselho Fiscal  e pelo Conselho Deliberativo;
  • Publicação.

10. Fluxo Financeiro

10.1. Entradas

10.1.1. Projetos (overhead) – 17% sobre o orçamento do projeto;

10.1.1.1. Programas: 10% para núcleo de operações da OKBr, 7% para núcleo de operações do programa; 10.1.2. Serviços 10.1.2.1. Será fundamentada em horas de prestação de serviços cuja base valor/hora estará definida no planejamento estratégico. Sofrerá influência conforme necessidades de cada projeto.

10.1.3. Contribuição dos associados

10.1.3.1. Será definido durante o planejamento estratégico no final de cada ano junto aos associados (efetivos e colaboradores), sendo acordado antes do final de cada ano.

10.1.4. Doações

10.1.4.1. Serão Campanhas periódicas com destinação dos recursos para o financiamento do núcleo de operações ou projetos específicos.

10.1.4.2. Doações deverão sempre de pessoas física ou jurídicas alinhadas com os Valores, Visão e Missão da OKBr. Em caso de dúvidas, as doações serão aceitas mediante consulta aos associados efetivos e decidida pelo Conselho Deliberativo.

10.2. Saídas

10.2.1. Núcleo Executivo

  • Prestadores de serviços: contabilidade, financeiro, administração, comunicação
  • Funcionários
  • Infraestrutura: banco, servidores, domínios, aspectos jurídicos

10.2.2. Projetos

10.2.3. Investimento

11. Regimes de colaboração

11.1. Executivos;

11.2. Prestadores de serviços (PJ);

11.3. Funcionários (CLT);

11.4. Autônomos;

11.5. Voluntários.

12. Associação

12.1. Associado Efetivo

12.1.1. Preencher formulário de associação;

12.1.2. Enviar e-mail para contato@ok.org.br, copiando dois associados que o indicaram.

12.1.3. Conselho Deliberativo aprova ou emite parecer contrário.

12.2. Associado Colaborador

12.2.1. Preencher fomulário de associação;

12.2.2. Enviar email para contato@ok.org.br; 12.2.3. Conselho Deliberativo aprova ou emite parecer contrário.

12.3. Associado Honorário

12.3.1. Dois associados efetivos recomendam a associação do associado honorário enviando e-mail para contato@ok.or.br;

12.3.2. Conselho Deliberativo aprova ou emite parecer contrário. 

13. Assinatura advocacy alinhada com a missão

13.1. Proposição de um manifesto por qualquer associado ou prestador de serviço;

13.2. Consulta aos associados. Em caso de questionamento, será realizado o entendimento da objeção entre associados, Conselho Deliberativo e Diretor Executivo.

13.3. Em caso de não haver consenso. O Conselho Deliberativo decidirá sobre a assinatura da OKBr ao manifesto.

14. Relatórios

14.1. Diretor executivo (atividades) e coordenadores de projetos (status do projeto) elaboram relatórios mensais;

14.2. Relatórios são publicados;

14.3. Diretor Executivo  faz sumário mensal para Conselho Deliberativo;

14.4. Diretor Executivo faz relatório de atividades e decisões trimestralmente para o Conselho Deliberativo.

15. Processos que orientam a gestão

15.1. Gestão de projeto

15.1.1. Alinhamento das ferramentas, procedimentos (pagamento, notas, relatórios, parcerias) e meios de comunicação da OKBR – diretor executivo/administrativo e coordenador de projetos conforme o manual de gestão de projetos da Organização.

15.1.2. Formar o time que executará o projeto.

15.1.3. Assegurar que entregáveis sigam o cronograma previsto.

15.1.4. Relatório de status de projeto, dinâmica de gestão de equipe e reunião com o diretor executivo.

15.1.5. Relatório final

15.2. Contratação de prestadores de serviço para projeto

15.2.1. Coordenadores definem o perfil necessário do prestador de serviço  (job description).

15.2.2. Consulta na base de prestadores de serviços da OKBr se há esta competência e habilidades.

15.2.3. Entrevista com coordenador de projetos – avaliação (critério de desempate será a vinculação pela causa da OKBr).

15.2.4. Assinatura de Contrato – prestador de serviço e OKBr (Diretor Executivo)

15.3. Pagamentos

15.3.1. Envio de nota fiscal para o e-mail pagamentos@okfn.org.br com cópia para o coordenador do projeto.

15.3.2. Aprovação do coordenador do projeto.

15.3.3. Pagamento será realizado dentro de 10 dias úteis.

OBS: Não esqueça de colocar na nota fiscal a descrição mais detalhada possível sobre o serviço prestado. Se possível, já adicione sua conta bancária. No caso de alguns serviços abaixo de R$ 1000, pode-se enviar um recibo para o endereço da seção “reembolso”. Coloque no assunto do e-mail: “Pagamento: NOME DO PROJETO”, onde ‘NOME DO PROJETO’ é o nome do projeto que está participando. Informe sua conta bancária nesse mesmo e-mail e seu dados.

15.4. Reembolsos

15.4.1. Envio de um e-mail para pagamentos@kfn.org.br com cópia para o coordenador do projeto e anexado(s) o(s) comprovante(s) digitalizado(s) do seu pagamento.

15.4.2. Informe sua conta bancária nesse mesmo e-mail

15.4.3. Envie os comprovantes das despesas (transporte, alimentação, hospedagem) para o endereço da contabilidade e financeiro da OKBr

15.5. Remuneração

    • Executivos;

    • Prestadores de serviços (PJ);

    • Funcionários (CLT);

    • Autônomos.

Conforme a tabela média de remuneração da OKBr, que será estabelecida com base em sites como o salarios.org.br e o profissoes.aeppsp.org.br/ocupacoes, por exemplo.

15.6. Prestadores de serviços

15.6.1. Preencher formulário de prestador de serviços;

15.6.2. Avaliação – regularidade jurídica PJ, currículo.

15.7. Comunicação

15.7.1. Transparência/Publicação – documentos públicos

  • Balanço financeiro da organização – anual
  • Relatórios finais de atividades e projetos, anual
  • Relatórios de acompanhamento de status de projetos;
  • Atas das reuniões do conselho deliberativo;
  • Relatório de atividades do Diretor Executivo, trimestral;
  • Paginas Institucionais;
    • Mídias sociais: blog, wiki, Facebook, Twitter
    • Mídias: Fotos e vídeos
    • Códigos: GitHub

15.7.2. Listas de e-mails

15.7.3. E-mails Institucionais